30. juni 2020



Kriseberedskab i en historisk tid

       

  • Det er historisk og uden sidestykke i nyere tid at lukke et samfund ned. I Danmark har vi ikke prøvet det siden 2. verdenskrig. Og selvom vi løbende har håndteret kriser, har der ikke været en lignende situation af samme kaliber i min tid i politik. Corona er en både en sundhedsmæssig og en samfundsmæssig krise, der ikke kan sammenlignes med tidligere kriser, som primært har været af finansiel eller politisk art.

Ordene er borgmester Benedikte Kiærs, der sammen med beredskabschefen og kommunaldirektøren i Helsingør Kommune trådte i funktion som krisestab samme aften, da statsministeren med nedlukningen af landet vendte op og ned på samfundet og hverdagen for danskerne fra den ene dag til den anden.

  • Vi havde allerede haft indledende møder, da det trak op til alvorlige ting, vi skulle forholde os til. Og på krisestabsmødet første aften gik vi for alvor i gang. Mange vigtige beslutninger skulle tages, så vi kunne handle effektivt, fortæller Benedikte Kiær (C).

Borgmesteren påpeger, at man i Helsingør Kommune hurtigt blev enige om at udvide til en stor krisestab med deltagelse af centerchefer, kommunikation og HR, idet der både var tale om drift af en kommune men også arbejdsmiljøet for 5.500 medarbejdere.

Kæmpe koordinationsopgave
En stor del af arbejdet for krisestaben har været at tage beslutninger om, hvilke funktioner der skulle holdes åbne, hvilke medarbejdere, der måtte blive samt hvem, som skulle hjemsendes.

  • I begyndelsen af nedlukningen var det hele lidt ukonkret, da der naturligvis ikke var retningslinjer og politikker for håndtering af krisen og herunder hvilke funktioner, der skulle fortsætte. Med den nye virkelighed var usikkerheden dog ikke så stor. Alle funktioner udover de kritiske som ældrepleje, ambulance- og brandberedskab skulle lukkes ned. Herefter kiggede vi på, hvilke medarbejdere, som skulle drive tilbuddene, samtidig med at der skulle tages beslutning om, hvem der kunne arbejde hjemmefra og hvem der skulle hjemsendes. Det var derfor en kæmpe koordinationsopgave, fortæller Benedikte Kiær og fortsætter:
  • Her har vi særligt taget hensyn til de medarbejdere, som selv var en del af risikogruppen, hvor vi har lænet os op ad Sundhedsstyrelsens- og medarbejdernes egne lægers vurderinger.

Genåbning af dagtilbud
Som centerchef for Helsingør Kommunes skoler og pasningstilbud har Rikke Reiter ansvaret for knap 6.000 skoleelever og 2.100 børn i dagtilbud. En helt særlig borgergruppe, der ikke på samme måde forstår corona og de konsekvenser, som smitten kan have – og som derfor kræver nogle helt særlige rammer og retningslinjer for at sikre et sundhedsfagligt sikkert miljø. Derfor var det også noget af en opgave, da Statsministeren før påske kom med meldingen om, at landets daginstitutioner og de mindste klasser i folkeskolen efter påske med særlige tiltag og restriktioner skulle være klar til at tage imod landets børn igen efter påske.

  • Mens nedlukningen var relativt kontrolleret, har genåbningen bestemt ikke været uden udfordringer. Vi havde en del store dilemmaer vedrørende vilkår og rammer, som der skulle tages stilling til, samtidig med at der løbende er kommet nye retningslinjer, som vi skulle forholde os til og skabe klarhed om i hele organisationen, fortæller Rikke Reiter.

Læring i høj fart
Skiftende retningslinjer fra Sundhedsstyrelsen, som blev justeret og blandt andet suppleret af andre myndigheder såsom Børne- og undervisningsministeriet var blandt andet en personaleledelsesmæssig svær situation.

  • Det svære ligger i at skabe tryghed overfor de medarbejdere, som nu skulle tilbage på arbejde efter at have været hjemsendt, eksempelvis dem med kronisk sygdom. I de få tilfælde vi har haft, har vi skønnet en risikoberegning sammen med en leder og fundet ud af andre løsninger. Enkelte har været bekymrede for at smitte nogen, men heldigvis har de fleste haft været utålmodige og længtes efter at komme tilbage på arbejde, siger Rikke Reiter.

Fra starten har det været et stort ønske at håndtere de kritiske funktioner ud fra et frivillighedsprincip og via jobrotation til de stillinger, hvor det var muligt.

  • Vi har prioriteret at bruge egne ressourcer bedst muligt. Det er vigtigt for alle, når de er en del af fælleskab, at de føler, der er brug for dem. Ønsket var derfor, at folk meldte sig frivilligt til funktioner og opgaver, fremfor at vi skulle bruge tvang som virkemiddel. Det har ikke været nemt undervejs, men det er lykkedes at arbejde og håndtere de kritiske funktioner med afsæt i frivillighed. Det er enormt positivt, idet det giver større glæde og sammenhold, fremhæver borgmester Benedikte Kiær.

Ekstra tid skabte mental klarhed
Ved et hastemøde i krisestaben blev man enig om at køre genåbningen efter en faseopdeling, som gav bedre forberedelsestid. Det medførte, at de dagtilbud, der var klar til det, åbnede den 16. og 17. april, mens resten åbnede den 20. april sammen med skolerne.

  • De tre ekstra forberedelsesdage gav os mulighed for at forberede genåbningen ordentligt – ikke kun i forhold til praktik, logistik, afstandskrav og retningslinjer, men også for at kunne forberede velkomsten til de medarbejdere, der havde glædet sig til at komme tilbage og skulle have en tryg opstart. Så medarbejderne ikke kun var klar til praktisk at tage imod forældre og børn, men også var mentalt klar til opgaven, fremhæver Rikke Reiter.

De høje hygiejnekrav resulterede blandt andet i, at centerchefen hurtigt fik sat 170 håndvaske op af lokale VVS’er på de forskellige dagtilbud, ligesom legeområder i hver institution blev zoneopdelt, og en del legetøj blev pakket væk. Herudover blev der oprettet et hygiejnekorps bestående af medarbejdere i jobrotation, som skal sikre afspritning af kontaktflader og vask af legetøj for at undgå smitte.

Hensyn til både borgere og medarbejdere
Selvom man har ansvaret for at servicere og betjene knap 63.000 borgere med forskellige behov, har der været lige så stort fokus på arbejdsmiljøet for de 5.500 ansatte hos Helsingør Kommune.

  • Arbejdsmiljø er et vigtigt emne, der konstant har været på dagsordenen ved alle krisemøder både hverdag og i weekenden. Hvordan sikrer vi medarbejdernes sundhed? Og hvordan sikrer vi, at de er fuldt informeret og trygge i situationen? Der er kommet mange retningslinjer, og alle bliver totalt forvirret, og vi har gjort alt, hvad vi kunne for at give ro i maven hos medarbejderne i de forskellige funktioner, understreger Benedikte Kiær.

En af de refleksioner, borgmesteren har gjort sig, er derfor også vigtigheden af synlig ledelse – virtuel eller personlig - samt hyppig og klar kommunikation såvel internt i organisationen som ud mod offentligheden.

  • Håndtering af en stor driftsorganisation med al den ledelse og kommunikation samt snarrådighed, der skal til i en krisesituation, samtidig med at man skal have en helt anden form for kommunikation og dialog med borgerne, der også står i en uvant situation, er helt klart en udfordring for alle uanset erfaring og niveau. Det er derfor vigtigt, at man træder i karakter som leder og får forventningsafstemt både internt og eksternt. For vores primære opgave er at servicere borgerne, men vi skal medarbejderne også beskytte medarbejderne og sikre deres arbejdsmiljø og vilkår, fremhæver Benedikte Kiær.

Kommunikationen fra ledelse til medarbejdere er foregået på forskellige niveauer og på de enkelte funktionsområder. Den hyppige kommunikation fik på et tidspunkt Rikke Reiter til at stille spørgsmål ved, om kommunikationen blev for meget for medarbejderne.

  • Der var enormt mange informationer at give hele tiden, men tilbagemeldingen fra medarbejderne var fantastisk. De gav hurtigt udtryk for, at de hellere ville have for meget end for lidt information. I starten udformede vi Q&As til dem, og den form kunne de vældig godt lide, idet de ved denne kommunikationsform lettere kunne finde svar på de spørgsmål, de måtte have, fortæller Rikke Reiter.

Tæt samarbejde skaber tillid
Et løbende tæt samarbejder mellem tillidsrepræsentant, leder og arbejdsmiljørepræsentant (TRIO) har ligeledes været nøglen til at komme godt igennem situationen.

  • Det tætte samarbejde i TRIO har været guld værd. Vi har lynhurtigt kunne opsamle, hvad der har været brug for, hvad der har været usikkerhed om, og hvilke spørgsmål medarbejderne stod med, fortæller Rikke Reiter og fortsætter:
  • Forudsætningen for at lykkedes har uden tvivl være den grundlæggende tillid mellem ledere og medarbejdere. Vi har turdet tage beslutninger og kunne ringe til hinanden alle tider af døgnet, så medarbejderne har kunnet fokusere på deres arbejde inden for de givne rammer, siger Rikke Reiter.

Plads til de gamle dyder
Selvom coronakrisen på mange måder har skabt store udfordringer, har den også haft noget godt med sig for Helsingør Kommune.

  • Der har været stor kompetenceudvikling under den her krise for vores medarbejdere, fordi flere ikke havde erfaring med at arbejde online og bruge forskellige devices. Men det har de bare kastet sig ud i, og det kan vi bestemt drage nytte af i fremtiden, siger Benedikte Kiær, som også peger på en anden positiv sidegevinst:
  • Sygefraværet har været overraskende lavt under pandemien blandt medarbejderne på dagtilbuddene. Her har de gamle dyder om god hygiejne, hyppig håndvask og omtanke igen vist sit værd. For det virker jo. Vi kan se, sygefraværet er i bund. Dyderne vil derfor helt sikkert få en plads fremadrettet for både børn og voksne, fastslår Benedikte Kiær.